Pour un événement en visioconférence optimal

Déterminez la période idéale pour tenir votre événement

Qu’il s’agisse d’une formation, d’un colloque ou de toute autre activité offerte en ligne, il importe que les participants ciblés par votre événement soient disponibles au moment où vous tiendrez votre rencontre. Faites une veille des événements qui concernent votre public et choisissez le moment le moins achalandé pouvant leur convenir pour favoriser les inscriptions.

Identifiez les objectifs de votre événement, le format et la/les date/s 2 ou 3 mois à l’avance

Cela vous laissera le temps nécessaire pour préparer le contenu adapté pour l’événement ainsi que les différents guides nécessaires pour un bon déroulement. En fonction de vos objectifs, votre événement pourra être sous forme de conférences, tables rondes, ateliers, etc. Évaluez pour choisir le format et la durée adaptés à vos objectifs.

Questionnez-vous sur l’apport d’un fournisseur externe à votre projet

Devriez-vous confier l’aspect technique à un fournisseur? Les avantages de faire affaires avec une firme externe pour vos besoins techniques comprennent, entre autres, une connexion Internet optimale dont vous n’aurez pas à vous soucier.

Faites appel à des animateurs/trices d’expérience

Des animateurs/trices expérimenté/es sauront relancer la discussion, stimuler les débats, et dynamiser votre événement. Ils ont déjà fait face à toutes sortes de circonstances : vous serez entre bonnes mains avec un/e professionnel/lle à l’animation.

Prévoyez qui fait quoi dans votre équipe

Déterminez les rôles de chacun, consignez-les dans un tableau et partagez cette information avant l’événement et dans vos guides. Prévoyez aussi un numéro d’urgence que les gens pourront utiliser en cas de problème de connexion (c’est rassurant pour votre équipe et pour les participants). Qu’il s’agisse d’un pépin technique ou d’un intervenant qui doit s’absenter, votre équipe saura alors avec qui communiquer pour gérer les différentes situations.

Faites une générale avant l’événement

La semaine précédente ou quelques jours avant l’activité prévue, effectuez une générale. Cela vous permettra d’anticiper des besoins techniques ou logistiques ou des éléments à améliorer dans l’organisation. Vous arriverez davantage préparé et confiant à l’événement.

Commencez à préparer vos guides plusieurs semaines à l’avance

Peu importe la solution technique choisie par votre équipe pour tenir votre événement virtuel, les intervenants/es, participants/es et autres animateurs/trices auront besoin de consignes techniques et de recommandations générales pour un déroulement optimal. (Guide des participants/es, Guide des intervenants/es, Guide des animateurs/trices, Guide des modérateurs/trices).

Demandez à vos intervenants/es de se brancher 1 heure avant

Assurez-vous que vos intervenants et animateurs/trices soient branchés près de 60 minutes avant la rencontre virtuelle et vos participants une quinzaine de minutes avant l’heure prévue : cela permet de valider que tout fonctionne bien, de limiter les problèmes techniques et de commencer à l’heure.

Pensez déjà à l’après

À la suite de votre événement, pensiez-vous transmettre une communication particulière, un sondage de satisfaction, un mot de remerciement aux intervenants et aux participants? Allez-vous faire un bilan de type post-mortem? Évaluez ce qui serait le plus adéquat pour votre organisation et soyez déjà prêts pour la suite. Vous pourriez ainsi inviter vos participants en fin de rencontre à remplir votre sondage, à chaud.

Faites les mises à jour de la solution technologique choisie avant l’événement

Assurez-vous que toutes les mises à jour du logiciel soient effectuées pour ne pas retarder l’événement lors du jour J.